Phương pháp Pomodoro – chìa khoá quản lý thời gian hiệu quả

Bạn đang gặp những vấn đề về hiệu quả công việc:

  • Thường xuyên giảm năng suất làm việc chỉ sau một thời gian ngắn?
  • Không thể tập trung làm việc cao độ?
  • Dễ bị xao nhãng bởi những công việc khác?
  • Thời gian làm việc kéo dài nhưng kết quả hạn chế?
  • Thường xuyên ngồi làm gắng, làm cố nhưng kết quả tệ hại?
  • Bạn đã cố gắng nhưng tình hình chưa thực sự khả quan?

Ý chí không thôi là chưa đủ! Thứ bạn đang cần là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả! Một kỹ thuật có thể giúp bạn cải thiện sự tập trung, tránh mệt mỏi, nâng cao năng suất và sự sáng tạo trong công việc.

Đó chính là phương pháp Pomodoro – Phương pháp đã thay đổi cuộc sống của mình! Đáng tiếc, mình chỉ bắt đầu áp dụng nó từ năm 3 đại học!

Nếu là một học sinh phổ thông, kỹ thuật này sẽ giúp bạn học tốt hơn và đặc biệt: Phương pháp Pomodoro cực kỳ hiệu quả trong những kỳ thi mệt mỏi như thi đại học. Những sinh viên hay người đã đi làm cũng rất cần phương pháp quản lý thời gian này, đặc biệt là các công việc cần sự tập trung cao độ!

1. Phương pháp Pomodoro là gì?

Phương pháp Pomodoro còn được gọi là phương pháp quả cà chua Pomodoro. Kỹ thuật này ra đời vào năm 1980, bởi Francesco Cirillo người Ý, CEO của 1 công ty phần mềm. Cái tên Pomodoro (cà chua trong tiếng Ý) xuất phát từ hình dạng của chiếc đồng hồ mà Francesco Cirillo sử dụng!

Phương pháp Pomodoro
Phương pháp Pomodoro có nguồn gốc ra đời khá thú vị

Sau khi quan sát thấy hiện tượng mất tập trung, giảm năng suất làm việc sau một khoảng thời gian, ông đã đưa ra phương pháp: làm việc tập trung cao độ trong một khoảng thời gian, sau đó nghỉ ngắn và tiếp tục phiên làm việc tiếp theo.

2. Bạn đã từng trải nghiệm hiệu quả của kỹ thuật Pomodoro?

Không có gì xa lạ ở đây! Phương pháp pomodoro khá tương tự như cách chia tiết học thời phổ thông: mỗi tiết 45 phút, giữa 2 tiết nghỉ ngắn 5 phút, sau 3 tiết nghỉ dài 15 phút.

Có thể nói, ai cũng đã từng trải nghiệm “hiệu quả tuyệt vời” của phương pháp này!

Hồi học đại học False9 cũng nhận ra: Giảng viên có thói quen dạy liên tục một mạch từ đầu tới cuối sẽ có …… nhiều sinh viên nằm ngủ gục hơn!

Kỹ thuật Pomodoro giúp bạn tránh mệt mỏi
Cần một phương pháp tốt hơn là dạy liên tục hàng tiếng đồng hồ!

Mình và nhiều bạn khác sẽ luôn cảm thấy ngán ngẩm khi tới giờ của những giảng viên đó. Không phải về vấn đề chuyên môn hay gì khác. Vấn đề nằm ở chỗ sự tập trung của sinh viên không theo kịp được sự hăng say giảng bài của giảng viên trong một thời gian dài!

Từ đó, mình đã tự thực hành phương pháp làm việc 25 phút, nghỉ 5 phút mà thậm chí không hề biết tới sự tồn tại của phương pháp quản lý thời gian Pomodoro! (Nếu như mình sinh trước Francesco Cirillo, có khi nó đã được gọi là phương pháp Nguyễn Vũ Bằng cũng nên :v)

Đùa thôi, thực sự khi biết việc phương pháp này rất nổi tiếng, mình đã nghĩ: không chỉ có mình mà rất nhiều người khác đều cảm thấy hiệu quả! Phương pháp này có thể sử dụng cho tất cả và chắc chắn sẽ giúp mọi người sử dụng thời gian hiệu quả hơn!

Tham khảo bài viết của mình về lãng phí thời gian: Lãng phí thời gian và 7 câu hỏi bạn cần trả lời

3. Áp dụng phương pháp Pomodoro vào công việc

Lộ trình 5 bước của phương pháp Pomodoro

Bước 1: Chọn công việc, nhiệm vụ bạn muốn thực hiện.

Bước 2: Sử dụng bộ đếm thời gian, thiết lập một phiên làm việc 25 phút.

Bước 3: Làm việc tập trung vào công việc định sẵn cho đến khi đồng hồ reo. Đừng quên ghi lại vào bản theo dõi công việc những tác vụ đã thực hiện xong.

Bước 4: Thư giãn đầu óc với 5 phút nghỉ ngơi.

Bước 5: Sau khoảng 3-4 phiên, thực hiện một quãng nghỉ dài để sạc lại năng lượng, từ 15-30 phút.

Các bước của phương pháp Pomodoro
Các bước thực hiện phương pháp Pomodoro

Đó là các bước cơ bản, “nguyên thuỷ” của phương pháp Pomodoro. Khi sử dụng phương pháp này, bạn nên tuỳ biến nó cho phù hợp với mình.

Lên kế hoạch phân phối Pomodoro như thế nào?

Mình thường xây dựng kế hoạch ngày hôm sau từ tối hôm trước. Giống như việc lập kế hoạch cơ bản hằng ngày, bạn thường sẽ có từ 2-4 công việc lớn cần làm.

Với Pomodoro technique, hãy chia nhỏ các công việc lớn ra tiếp thành các đầu công việc nhỏ hơn nữa. Sau đó dự trù số phiên làm việc để hoàn thành đầu công việc đó. Cuối cùng, tổng hợp tất cả thành một bảng phân phối Pomodoro trong ngày.

Như vậy, toàn bộ ngày làm việc của bạn sẽ là những chuỗi Pomodoro. Tất nhiên, bạn sẽ cần có thời gian thực hành, điều chỉnh, rút kinh nghiệm nhiều lần để có thể sắp xếp, phân bố các Pomodoro sao cho phù hợp!

Theo dõi các phiên làm việc

Mình gợi ý cho các bạn một số câu hỏi sau:

  • Để hoàn thành công việc X, bạn cần bao nhiêu Pomodoro?
  • Hôm nay bạn thực hiện được tổng cộng bao nhiêu phiên làm việc?
  • Bạn đã phân phối các Pomodoro vào các công việc như thế nào?
  • Kế hoạch phân phối của bạn đã hợp lý chưa?
  • Hiệu quả công việc của các phiên như thế nào?

Về cơ bản, False9 khuyến khích các bạn nên thực hiện theo bản kế hoạch của mình. Khi sử dụng hết thời gian cho đầu việc này, chúng ta sẽ chuyển qua đầu việc khác. Điều đó đảm bảo các công việc đều có đủ thời gian để hoàn thành.

Chúng ta rất dễ “mắc bẫy”, khi dồn hết thời gian vào một công việc, khiến các công việc khác quan trọng không kém bị dồn ứ.

Tuy nhiên, nếu có những đầu việc quan trọng hơn tất cả. Bạn có thể sử dụng thêm một vài Pomodoro để hoàn thành công việc đó luôn trong ngày.

Lưu ý của phương pháp Pomodoro
Ví dụ với học tiếng Anh. Cảm thấy “chưa đủ”, mình đã thêm một Pomodoro (màu đỏ) cho công việc ưu tiên (học từ vựng)

4. Những chú ý cốt lõi khác khi sử dụng phương pháp “quả cà chua”

Phương pháp quản lý thời gian Pomodoro rất hữu dụng và bạn cần phải biết sử dụng đúng cách để đạt được hiệu quả thực sự. Theo kinh nghiệm của mình, bạn cần nắm thêm những chú ý sau đây:

Với phương pháp Pomodoro, giải lao phải là “nghỉ ngơi thực sự”

Đối với những bạn học sinh, sinh viên, giờ giải lao sẽ là lúc họ rút điện thoại ra, tranh thủ lên mạng hoặc xem video chẳng hạn. Đó hoàn toàn không phải là nghỉ ngơi thư giãn!

Khi sử dụng các thiết bị điện tử, các giác quan và não phải hoạt động. Thực tế, các thiết bị điện tử luôn bị cho là có tác động xấu với sức khoẻ. Sử dụng chúng để giải lao không hề đúng đắn chút nào!

Nghỉ ngơi trong phương pháp Pomodoro
Thư giãn đúng cách giúp bạn bắt đầu Pomodoro mới một cách tỉnh táo, tập trung nhất!

Đối với phương pháp quản lý thời gian Pomodoro, việc sử dụng các thiết bị điện tử để “giải trí” sẽ gây phản tác dụng. Đó là những tác nhân gây mất tập trung cực mạnh! Để nghỉ ngơi thực sự, hãy thực hiện các biện pháp sau:

  • Đi bộ nhẹ nhàng trong vài phút
  • Tập các động tác thể dục nhẹ nhàng
  • Masseage cổ, lưng, vai của bạn
  • Nhắm mắt thư giãn, hít thở sâu (hít thở là cực kỳ quan trọng)
  • Thực hiện các động tác yoga, thiền ngay tại công sở của bạn
  • Đi uống nước, pha cà phê hoặc ăn hoa quả chẳng hạn

Điều quan trọng là bạn phải làm cho “đầu óc trống rỗng”. Giống như một kiểu reset vậy. Khi bạn bắt đầu phiên làm việc mới, bạn sẽ năng suất và sáng suốt hơn rất nhiều.

Điều độ dài của Pomodoro theo nhu cầu của bạn

Sẽ có những công việc mà một phiên làm việc 25 phút là quá ngắn. Như viết lách hoặc thiết kế một thứ gì đó chẳng hạn.

Thực sự khá ngớ ngẩn, nếu kết thúc Pomodoro mà bạn chưa hoàn thành được bất cứ điều gì! Lúc này, giờ nghỉ ngắn sẽ tiếp tục làm gián đoạn luồng suy nghĩ của bạn.

Kể cả thời gian thư giãn cũng vậy. Có thể bạn chỉ cần 2 phút để sạc lại năng lượng. Nhưng cũng có thể sẽ cần 10 phút đối với các bạn khác.

Bạn cần có độ dài phiên làm việc, thời gian thư giãn phù hợp cho các loại công việc khác nhau, phù hợp với khả năng tập trung và thể chất, sức khoẻ của bạn!

Ví dụ với mình: khi đọc sách mình sẽ sử dụng Pomodoro 25 phút, viết lách hoặc thiết kế thì là 40 phút,….

Bạn cần điều chỉnh độ dài Pomodoro phù hợp với mức năng lượng trong ngày!

Nếu theo dõi False9, bạn sẽ thấy mình luôn rất chú trọng tới việc duy trì mức năng lượng của cơ thể dù là trong ngày hay trong tuần. Lắng nghe cơ thể giúp bạn đưa ra những điều chỉnh hợp lý, làm sao có thể làm việc hiệu quả nhất với tình trạng cơ thể.

Những lúc mệt mỏi thường là cuối buổi chiều, cuối buổi tối hoặc giờ trưa sau khi ăn cơm xong. Nếu cảm thấy cơ thể đã tích luỹ nhiều mệt mỏi, việc của bạn là giảm độ dài các phiên làm việc xuống, tăng thời gian thư giãn lên.

Với bản thân False9, buổi tối, mình đôi khi sử dụng kiểu làm việc 20 phút/nghỉ 10 phút. Đó là những lúc mệt mỏi tích luỹ quá nhiều. Thậm chí mình còn nằm nhắm mắt trên giường 10 phút rồi ra làm việc tiếp! Như vậy tốt hơn rất nhiều là làm việc với một đầu óc bị căng thẳng nặng nề.

Tạo sự tập trung cao độ trong từng Pomodoro

Nguyên tắc: Bạn chỉ tập trung làm một việc duy nhất trong mỗi phiên làm việc. Ngoài ra, bạn còn phải giảm thiểu những điều gây xao nhãng xung quanh.

Khi học tập, làm việc tại nhà, điều này đơn giản hơn. Bạn có thể set up bàn làm việc ngăn nắp, để sẵn những dụng cụ, thiết bị cần thiết, hạn chế phải đi lại lấy đồ. Tạo cho mình một không gian yên tĩnh, thoải mái nhất có thể.

Tập trung trong phương pháp Pomodoro
Hạn chế tối đa sự sao nhãng để đạt hiệu quả tốt nhất của kỹ thuật Pomodoro

Tuy nhiên, không có nghĩa là bạn chỉ thực hiện được phương pháp quản lý thời gian Pomodoro tại nhà. Khi ở công sở, bạn nên trao đổi với các đồng nghiệp về thời điểm trao đổi công việc, với mình thường là đầu giờ hoặc cuối giờ.

Nếu trong phiên, đồng nghiệp có việc cần trao đổi. Hãy nói nhẹ nhàng, yêu cầu đồng nghiệp chờ mình hoàn thành những phút công việc còn lại, rồi trao đổi. Trường hợp bất khả kháng, bạn nên huỷ Pomodoro đó, xử lý công việc và bắt đầu lại sau.

Chú ý: hãy tắt hết các thông báo mạng xã hội, email, tắt chuông điện thoại (nếu có thể). Tuỳ vào lại công việc của bạn, hãy sắp xếp một thời gian tập trung phù hợp để xử lý các thông báo, tin nhắn, cuộc gọi thay vì liên tục phân tâm với tiếng chuông báo rải rác!

Sử dụng bộ đếm thời gian nào?

Mình thường xài luôn chiếc Apple Watch của mình. Bạn cũng có thể sử dụng điện thoại cho tiện. Nếu làm việc trên laptop, desktop, bạn dùng bộ đếm thời gian trên máy cũng rất tốt.

Bộ đếm cho phương pháp pomodoro
Chiếc đồng hồ đã đồng hành cùng phương pháp Pomodoro của False9

Đừng quên dùng sổ tay hoặc ghi chú trên máy để theo dõi các công việc đã hoàn thành và chưa hoàn thành!

Ngoài ra, có rất nhiều ứng dụng giúp bạn thực hiện tốt Pomodoro technique. Bạn có thể dễ dàng tìm thấy các phần mềm hỗ trợ phương pháp này trên các kho ứng dụng.

5. Mình làm việc ngày 14 tiếng với Pomodoro technique?

Trước đây, False9 cũng đã từng “làm việc cố” rất nhiều. Với suy nghĩ trong đầu: “Sắp xong rồi! Phải cố cho xong!” Nhưng sắp chẳng thấy đâu mà lại ngồi thêm mấy tiếng :v. Ngày hôm sau nhìn lại thì kết quả của việc “làm cố cho xong” thường cũng rất nghèo nàn!

Đôi khi mình mất cả buổi tối để ngồi suy nghĩ vẫn không ra vấn đề. Nhưng chỉ cần sáng mai thức dậy đầu tỉnh táo thì lại nghĩ ra dễ dàng!

Mấu chốt nhiều khi không nằm ở thời gian làm việc nhiều hay ít, mà là sự tỉnh táo, thông suốt để giải quyết vấn đề! Pomodoro technique đã mang lại cho mình điều đó!

Mình đã luôn áp dụng phương pháp quản trị thời gian này trong hầu như mọi công việc của mình. Phải công nhận, nó mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc. Mình có thể làm việc ngày 14 tiếng nhờ kỹ thuật này (hoặc hơn nữa).

Những lợi ích to lớn là:

  • Giảm căng thẳng, mệt mỏi tích luỹ lên cơ thể
  • Tạo sự tỉnh táo và thoải mái tốt
  • Sắp xếp công việc chính xác, có trật tự
  • Tăng độ tập trung và khả năng sáng tạo
  • Quản lý thời gian hiệu quả, thú vị

Như mình nói ở trên, phương pháp Pomodoro hầu như phù hợp cho tất cả các loại công việc, các đối tượng khác nhau. Từ học sinh, sinh viên, dân văn phòng, kỹ sư,… tất cả đều có thể áp dụng tốt, chỉ cần một sự tuỳ biến phù hợp mà thôi!

Một phương pháp tốt như vậy thì không thể không thử được! Hãy bắt đầu nâng cấp bản thân bạn với phương pháp quản lý thời gian Pomodoro ngay từ hôm nay!

Nếu có vấn đề gì, bạn hãy trao đổi thêm với False9 ở dưới phần bình luận nhé! Cảm ơn các bạn đã đọc blog của mình. Chúc các bạn học tập, làm việc hiệu quả!

This Post Has 3 Comments

  1. Twicsy

    Thank you for sharing your thoughts. I really appreciate
    your efforts and I will be waiting for your next write ups thanks once again.

  2. Hello! I could have sworn I’ve been to this blog before but after checking through
    some of the post I realized it’s new to me. Anyhow, I’m definitely delighted I found it and
    I’ll be bookmarking and checking back often!

Trả lời